10 bons réflexes pour décrocher vos subventions

Ça y est! Tu as déniché une subvention et tu es prêt·e à attaquer la rédaction de la demande!

Le stress te pogne, tu ne sais plus par quel bord prendre ça et tu te dis que c’est ben trop gros pour toi ?!

Pas de panique: on a pensé à toi et on t’accompagne via une démarche pas à pas. Voici nos 10 trucs pour aider les petites entreprises et les organismes communautaires au Québec dans leur rédaction de demandes de subvention afin d’optimiser les chances de succès, gagner du temps et éviter les erreurs fréquentes! 

#1 : « Prends le temps d’avoir le temps : une date limite, ça ne se négocie pas, c’est pire qu’une date de péremption. »  - Karine Roussel, spécialiste en subvention chez Mission Accompagnement.

Ça a l’air simple dit comme ça… mais pour certain·es, pas tant que ça. On se dit vite : « Bah, j’ai le temps, c’est dans deux semaines. » Non! Justement : c’est dans deux semaines, alors go! On passe en mode turbo‑subvention et on file à l’étape 2 tout de suite si tu veux vraiment passer GO et réclamer bien plus que 200 $.

Dès que tu vois passer une subvention pour laquelle ton projet est admissible, fais un plan de match et un échéancier afin d’arriver à la date limite sans stress! Il y a souvent des rencontres d’informations avant les dates limites! En te prenant d’avance, ça te permet d’assister à ces rencontres et d'avoir plus d'informations pour bien préparer ta demande!

#2  Bien définir pourquoi tu veux de l’argent et combien tu as besoin pour la réalisation de ton projet.

Il faut bien définir à quoi servira l’argent dont tu as besoin. Acheter de l’équipement? Embaucher des ressources humaines? Développer un nouveau projet ou un nouveau service? Ton projet doit être clair dans ta tête pour que tu sois en mesure de le sortir de là et de l'expliquer à une autre personne!

#3 Lis au complet tous les objectifs, règles, critères et attentes de la demande de subvention.

Surtout les petits caractères! Si tu dois trop « twister » ton projet pour qu’il fitte, ce n’est pas la bonne source de financement. Tu vas juste perdre ton temps, et le temps, c’est de l’argent! 

Assure-toi que ton entreprise répond à 100 % aux critères d’admissibilité. Ton projet doit vraiment cadrer avec les objectifs globaux et la grande majorité des critères, sans que tu aies besoin de te demander à chaque ligne : « Est-ce que ça passe ou pas? »

Et en cas de doute, appelle! Que ce soit un programme municipal, provincial ou fédéral destiné aux organisations au Québec, il y a presque toujours quelqu’un à qui tu peux parler. Même si tu as assisté à la rencontre d’informations, si tu as des questions spécifiques pour ton projet, appelle!

#4 Sors les mots-clés des objectifs du programme!

J’aime rendre cette étape inspirante et créative: je sors un papier construction d’une couleur qui m'interpelle, un beau crayon et je mets tous les mots clés en forme de liste! 

En plus de bien assimiler l’importance de ce qui devra sortir dans la demande, cela va t’aider un peu plus tard ;) Mets cette liste bien en vue lors des étapes suivantes afin de t’y référer et t’inspirer!

#5 C’est le moment d’attaquer le squelette de ta demande de subvention.

Prends toutes les questions du formulaire et fais-toi un document de travail. On se le cachera pas : souvent, les formulaires de programmes ne sont pas ce qu’il y a de plus agréable pour rédiger. Moi, je me crée toujours un outil à part, un Google Doc, ça facilite la collaboration et la révision linguistique à la fin!

Ensuite, fais-toi un plan de rédaction. Mon premier jet est toujours broche à foin : je garroche toutes mes idées en vrac, sous chaque question. En gros : qu’est-ce que je veux dire ici, concrètement? On dit souvent que l’écriture, c’est la pensée qui se met en ordre. On ne peut pas faire le grand ménage de sa maison par écrit… mais on peut certainement utiliser l’écriture pour faire le ménage dans tes idées et structurer ta demande de subvention! 

L’objectif de cette étape, c’est de tout mettre sur papier, sans filtre, sans chercher à  « faire beau » ou parfait. Tu clarifies ton message d’abord, tu le mets beau après. Et pendant que tu écris, garde un œil ouvert pour ne pas répéter 2–3 fois la même affaire sous différentes questions… et sur ton papier coloré avec tes mots clés!

#6 Fais des phrases complètes et structurées.

C’est le moment de transformer ton brouillon tout croche en un texte beau, clair et punché, qui donne vraiment envie à la personne qui lit de dire oui à ta demande de subvention. 

Mets ta personnalité, tes couleurs, ta mission, tes valeurs, le fond de tes tripes! Écris avec des phrases courtes et claires, et adapte ton discours à la personne qui va te lire. Si c’est une subvention super spécifique dans ton domaine, c’est correct d’y aller avec des termes techniques. Sinon, assure‑toi que quelqu’un qui ne connaît pas ton milieu puisse quand même te suivre et comprendre ce que tu veux dire.

# 7 Assure-toi que la description de ton projet et ton budget disent la même chose!

Je t’entends d’ici : « Ben voyons, c’est sûr! »

Pourtant, dans mes accompagnements et mes relectures, je vois souvent une portion de projet expliquée en long et en large, identifiée comme prioritaire… mais complètement absente du budget. Et l’inverse arrive aussi : une grosse dépense apparaît dans le budget sans être vraiment décrite ou justifiée dans le texte.

Prends le temps de faire les liens entre les mots et les chiffres : chaque action importante devrait se retrouver à la fois dans la description du projet et dans le budget.  Si tu parles d’ateliers de formation dans votre texte, on doit voir « honoraires de formateur » ou « frais d’animation » dans le budget.

#8 Sors ton carton coloré de mots-clés et fais en sorte qu’ils soient nommés dans ta demande.

Si tu as bien fait l’étape 4, c’est le moment de sortir ton carton coloré et de vérifier que tes mots-clés se retrouvent dans ta demande. Assure-toi qu’ils sont bien là… mais pas mille fois non plus. L’important, c’est surtout que tous les objectifs du programme soient clairement nommés.

Ne te gêne pas pour écrire, par exemple : 

• « Le projet X a comme objectif XYZ » (en reprenant exactement leurs mots);

ou

• « Le projet X permet de XYZ » (en décortiquant leurs objectifs avec tes mots à toi).

 L’idée, c’est que ça saute aux yeux du comité d’analyse que ton projet répond exactement aux critères du programme.

#9 Relis-toi, mais ne reste pas seul·e avec ton texte.

« Un auteur est peu propre à corriger les feuilles de ses propres ouvrages. » – Voltaire

Prends le temps de tout relire au complet. Pas seulement question par question : relis l’ensemble pour avoir une vue d’ensemble de ton projet. Est-ce que tout se tient? Est-ce que les réponses se complètent bien? Est-ce que quelqu’un qui ne te connaît pas comprendrait où tu t’en vas avec ce projet?

Et ensuite, si tu t’es rendu·e jusqu’ici seul·e: BRAVO! Mais si tu veux augmenter tes chances, il n’y a rien de mieux qu’une relecture par des professionnel·les.

Et ça tombe bien : Mission Accompagnement offre un service de relecture commentée pour pousser le fond plus loin, et/ou une révision linguistique pour t’assurer un texte clair, cohérent et sans coquilles.

#10 Le grand moment d’envoyer ta demande de subvention est arrivé

Si tu es rendu·e jusqu’ici, c’est le moment de faire deux-trois incantations aux dieux des subventions, de te faire confiance et de peser sur le bouton d’envoi.

Mais juste avant :

• copie-colle tes réponses dans le formulaire du programme;

• enregistre une version PDF pour tes dossiers;

• et ensuite… pèse sur le bouton d’envoi!

Chez Mission Accompagnement, cette technique, on l'utilise et on l’adapte pour pas mal tous nos documents à rédiger! (même cet article ;) )

Même si tu connais maintenant tous nos secrets pour préparer ta demande de subvention, tu n’as pas à faire ça tout·e seul·e. On est là pour aider les petites équipes à mettre leur projet en mots, à aligner le budget avec leurs objectifs (et ceux du programme!) et à peaufiner le texte pour qu’il soit clair, convaincant et sans coquilles.

Si tu veux qu’on regarde ta demande ensemble avant de peser sur « Envoyer », écris‑nous dès que tu sais que tu vas déposer une subvention. Bref, fais l’étape #1! 

Mission Accompagnement est là pour accompagner les organismes et les petites entreprises, partout au Québec, dans la préparation et la rédaction de leurs demandes de subvention, qu’il s’agisse de subventions municipales, provinciales ou fédérales!