Le printemps est une saison propice pour penser jardinage, prévoir le nombre de poules pour nourrir ta famille en œufs… mais aussi, faire le rapport annuel d’OBNL!
Quel est le rapport, me diras-tu? Eh bien, il y a autant de rapports annuels qu’il y a de jardins (et de poules!!). Il est important que ton rapport annuel reflète autant la personnalité de ton OBNL que mon jardin reflète la mienne… et qu’il réponde aux besoins de ton organisme tout comme la quantité et la variété de carottes que je vais planter cette année!
Suis le guide pour la rédaction de ton rapport annuel!
Ton OBNL a comme mission le jardinage urbain? J’espère bien qu’on y retrouvera des statistiques sur les légumes et quelques photos de poules! Ton OBNL a comme mission de promouvoir l’activité physique et de faire bouger les jeunes de ta municipalité? J'espère bien que ton rapport annuel sera dynamique, actif et démontrera bien combien de jeunes bougent et surtout à quel point ils aiment ça, grâce à ton organisme! Ton OBNL a comme mission le bien-être des personnes avec un handicap visuel? J’espère bien que ton rapport sera visuellement (ou tactilement!) accessible pour tes membres!
Dis-moi, combien de rapports annuels as-tu déjà lus AU COMPLET? Toutes les petites graines dans le fond de l’assiette comprises?
Allons au-delà des simples informations obligatoires… mais sans exagérer! Ce n’est pas non plus le moment de pondre 100 pages. Il faut savoir doser, structurer et penser à qui s’adresse ce document. Bien plus qu’un simple bilan pour les bailleurs de fonds actuels, un rapport annuel bien bâti peut attirer de futurs subventionnaires, de nouveaux membres et même des administrateur.trices potentiel.les. Ton rapport d'activités doit montrer que ton organisme est structuré, ambitieux… et surtout agréable à fréquenter!
‘’ En jardinage comme en OBNL, le compagnonnage, c'est la clé : associe les bonnes données aux bons résultats dans ton rapport annuel, et tout fleurit… Bâcle l’assemblage, et ça fait comme des carottes mal accompagnées : ça pousse tout croche, ou pas du tout !’’ ChatGPT, qui connaît mon amour des OBNL et du jardinage!
Étape 1: Planifier son rapport annuel comme un jardinier structuré
Cette étape est essentielle pour t’assurer que tout y est et pour être efficient.e. Un bon plan de rédaction permet aussi de repérer les informations manquantes avant de partir à la récolte des données.
Tel les tomates et le basilic, pense au compagnonnage d’informations pour éviter la répétition :
Cette donnée est-elle essentielle ou superflue?
À qui s’adresse-t-elle?
Est-elle utile pour bien comprendre l’impact de ton OBNL?
Fais un plan… mais ne change pas ton plan chaque année comme on fait la rotation des cultures!
Étape 2 : Assure-toi de bien faire transparaître QUI est ton OBNL
Un bon rapport annuel doit répondre à deux questions fondamentales :
Que fait ton OBNL? De quelle façon?
Pour qui le fait-il?
On veut voir la mission, la vision, les valeurs, mais surtout, on veut les ressentir à travers les réalisations de l’année. Ajoute une
touche personnelle, raconte une histoire, donne vie à ton organisme!
Étape 3 : Rassemble les informations sans te perdre dans le paillis
Demande aux membres du CA, à l’équipe (et même aux bénévoles et utilisateur.trices!) de contribuer à cette étape. Plus qu’un simple bilan de services rendus, ton rapport montre l’évolution et les ambitions de l’organisme.
Mets de l’avant :
Les projets réalisés et leurs impacts
Les défis rencontrés et les apprentissages
Les perspectives d’avenir et les nouveaux services en développement
Un bon jardinier ne se contente pas de récolter, il partage également avec sa communauté!
Étape 4 : La vie a besoin de beauté et de couleurs, ton rapport annuel aussi!
Fini le temps des rapports noir et blanc avec trois tableaux ennuyeux! Un rapport annuel interactif et accessible deviendra aussi captivant et attrayant qu’un champs de fleurs pour les abeilles.
Ajoute des visuels percutants : photos, infographies, témoignages, liens cliquables pour visionner des vidéos, etc.!
Adapte le design à ton public cible : ludique, professionnel, inspirant… mais jamais ennuyant!
Assure-toi de l'accessibilité pour tes membres
Une bonne planification donne toujours de belles récoltes!
Si ces éléments sont mis en place, que tu prends le temps de bien faire germer ton rapport annuel d’OBNL, je suis convaincue que tu auras de belles récoltes. Et tel un champ de tambinambours, une fois planté, il repoussera à chaque année avec un minimum d’efforts!
Alors, à tes bêches… euh, à tes claviers!
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