Faire une planification stratégique et un plan d’action accompagné par Mission Accompagnement : comment ça marche ?

Quand vient le temps de jaser planification stratégique, notre mantra chez Mission Accompagnement est Pour savoir où l’on va, on fait un plan stratégique. Pour savoir comment on y va, on fait un plan d’action !

Tu es enfin prêt·e à passer à l’action, mais tu te demandes : concrètement, à quoi ça ressemble une démarche de planification stratégique avec nous, et comment on va travailler ensemble ? On t’explique les grandes lignes, qu’on ajustera à ta réalité. 

Chaque OBNL a sa propre réalité, c’est pourquoi notre accompagnement est flexible et sur mesure. Les étapes qui suivent sont un point de départ, pas une recette de chimie à suivre au gramme près : le but, c’est de co-construire avec toi un plan clair, vivant et mobilisant. 

Même si la démarche se fait avec tout le conseil d’administration et la direction générale, on aime bien que le c.a désigne une ou deux administrateur·trices afin d’effectuer des suivis entre les rencontres. Ça permet de garder le rythme, tout en validant au fur et à mesure les grandes orientations.

1.  Première étape : on prépare le terrain

Avant de rassembler tout le monde, on prend un temps avec toi pour bien cadrer la démarche. On clarifie le mandat, les objectifs, qui doit être impliqué, à quels moments et combien de temps il faut prévoir. Ensuite, on plonge dans tes documents existants (mission, vision, valeurs, FFOM, anciens plans, notes de réflexion, etc.) pour bien comprendre d’où part ton organisme. On ne repart pas de zéro : on s’appuie sur ce qui existe déjà pour bâtir dessus et repérer ce qu’il reste à préciser pour la suite.

Cette étape nous permet de bien comprendre ta réalité, autant interne qu’externe, et d’ajuster notre accompagnement pour qu’il colle à ton organisme, pas à un modèle théorique tout fait. 

À partir de ça, on te propose un ordre du jour avec les objectifs de la première rencontre… et c’est toi qui valides.

2. Première grande rencontre : on rêve l’organisme ensemble (1 journée en présentiel ou 2 × 3 heures en virtuel)

C’est là qu’on réunit le conseil d’administration pour revenir à la raison d’être de l’organisme : mission, vision, valeurs, forces, faiblesses, opportunités, menaces. On aime bien se questionner sur le “pour qui” et le “pourquoi” l’organisme existe.

À partir de cette réflexion, on fait émerger une vision commune et on définit les grandes orientations et axes de développement pour les 3 à 5 prochaines années. Notre rôle : animer la discussion, poser les bonnes questions et t’aider à prioriser les grands objectifs organisationnels. Mais aussi, s’assurer que les plus volubiles laissent l’espace aux plus timides afin d’entendre les différentes visions !

3. On fait le ménage… et on commence à mettre tout ça en forme

Après cette première rencontre, on prend un temps de recul. On s’occupe de mettre les notes au propre et de commencer le document de planification stratégique ainsi que le plan d’action. À tête reposée, on voit mieux ce qui mérite d’être creusé dans une prochaine rencontre. En regroupant les informations, on commence à faire des liens et à nommer les grands objectifs. On ajuste aussi le plan de match pour la suite.

On rédige des versions claires de la mission, de la vision, des valeurs, du pourquoi, ainsi que des forces, faiblesses, opportunités et menaces. La direction et le conseil d’administration doivent lire et approuver, mais on s’occupe de toute la partie rédaction et ajustements. La direction générale et les deux représentant·es du c.a sont plus sollicités pour commenter les différentes versions et valider qu’on est sur la bonne voie.

4. Deuxième  rencontre : on continue le travail amorcé (1 journée en présentiel ou 2 × 3 heures en virtuel)

On prend le temps de valider (ou d’ajuster au besoin), en groupe, la mission, la vision, les valeurs, ainsi que les forces, faiblesses, opportunités et menaces. Ensuite, on passe du « où on s’en va » au « comment on s’y rend ». On définit les grands objectifs et on fait une tempête d’idées d’actions concrètes.

On détermine si on a besoin d’une autre rencontre de groupe, par exemple si nous n’avons pas eu le temps de passer au travers de toutes les sphères de l’organisme. Si oui, pas de souci : l’important, c’est de prendre le temps de bien faire les choses.

5. On continue le ménage et on avance dans la rédaction

À partir de tout ce qui a été réfléchi et décidé, on se charge de la rédaction. On organise les orientations, objectifs, moyens et actions de façon claire et cohérente. Le but, c’est de transformer vos échanges en un document structuré qui pourra être facilement compris, partagé et utilisé au quotidien. La collaboration est importante, donc encore une fois, la direction générale et les deux représentant·es du c.a sont particulièrement sollicités afin de commenter les différentes versions. Ensemble, on ajuste, on précise les priorités et on définit des indicateurs de suivi : comment tu sauras que ça avance, quoi surveiller, sur quelles balises te baser.

Si on n’a pas eu besoin d’une autre rencontre :

Une fois que la petite équipe croit qu’on est « pas pire proche » d’une version finale, on l’envoie à tout le c.a pour commentaires. Tout le monde est invité à commenter ces documents. Après cette validation, on intègre les commentaires, on ajuste le contenu, on clarifie la formulation au besoin. On fait en sorte que le document reflète fidèlement vos décisions, votre langage et votre réalité. L’organisme doit se reconnaître dans chaque section : c’est ton plan, pas le nôtre.

6. Présentation au conseil d’administration (2 heures)

On présente la version finale (ou presque finale!) du plan stratégique et du plan d’action à la direction et au c.a pour validation. Cette étape vient confirmer l’engagement du conseil d’administration et donne un cadre clair à la direction générale et à l’équipe pour la mise en œuvre concrète du plan.

Au besoin, suite à cette rencontre, il est encore possible de faire des ajustements : on clarifie certaines formulations, on ajuste des priorités ou des échéanciers, sans jamais perdre de vue les décisions prises ensemble.

7. Révision et mise en page finale

On termine par la révision linguistique et la mise en page des documents. On veut que ta planification soit belle, claire, agréable à lire et facile à consulter. L’objectif : que tu puisses la présenter à ton équipe, à tes partenaires et à tes bailleurs de fonds, et surtout qu’elle devienne une boussole vivante pour les 3 à 5 prochaines années.

Il est important que le conseil d'administration adopte de façon formelle la planification stratégique et le plan d’action, pour que tout le monde sache clairement vers où vous vous en allez… et avec quel plan de match.

Prêt·e à te lancer?

Tu sais déjà que votre organisme veut plus de rencontres ? Moins de rencontres ? Parfait ! On ajuste le tout pour bien répondre à tes besoins. Écris-nous et on construit ensemble un accompagnement qui vous ressemble, à toi, au conseil d’administration et à l’organisme.